Nebenkostenabrechnung prüfen — worauf es ankommt

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen — Guthaben muss er trotzdem auszahlen.

Mieter haben ihrerseits zwölf Monate ab Zugang, um Einwendungen zu erheben. Wer diese Frist verstreichen lässt, ist mit Einwänden ausgeschlossen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat.

Eine Nachzahlung ist erst fällig, wenn die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist. Fehlen Angaben zur Verteilung oder zum Abrechnungszeitraum, ist sie es nicht.

Umlagefähig sind nur die in der Betriebskostenverordnung genannten laufenden Kosten: Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Müll, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Versicherungen, Hausmeister, Gemeinschaftsantenne und Ähnliches.

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Instandsetzung, Rücklagen und Kosten für Leerstand. Reparaturen tauchen in Abrechnungen dennoch regelmäßig auf — das ist der häufigste Einzelfehler.

Voraussetzung ist immer eine wirksame Vereinbarung im Mietvertrag. Ohne Umlagevereinbarung sind die Betriebskosten mit der Miete abgegolten.

Ohne abweichende Vereinbarung wird nach Wohnfläche verteilt. Ist ein anderer Schlüssel vereinbart, muss er konsequent angewendet werden — und Wohnflächenangaben müssen stimmen.

Heizkosten unterliegen der Heizkostenverordnung: Ein Anteil zwischen fünfzig und siebzig Prozent muss verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Fehlt die Verbrauchserfassung, dürfen Mieter den Anteil kürzen.

Prüfen Sie außerdem, ob Kosten für Leerstandswohnungen dem Vermieter zugeordnet wurden und ob Vorauszahlungen korrekt gegengerechnet sind.

Mieter dürfen die Originalbelege einsehen — beim Vermieter oder bei der Verwaltung; Kopien gegen Kostenerstattung sind bei größerer Entfernung üblich. Ohne Belegeinsicht lässt sich eine Abrechnung nicht ernsthaft prüfen.

Einwendungen gehören schriftlich und konkret formuliert: welcher Posten, warum strittig, welche Kürzung. Bis zur Klärung kann der strittige Teil zurückbehalten werden, der unstrittige ist zu zahlen.

Bleibt die Sache streitig, helfen Mietervereine mit Prüfung und Vertretung — meist zu Kosten, die unter einem einzigen strittigen Posten liegen.